Privat
Farge

10 tips og råd til ditt arrangement

Tipsene er relevante både for mindre private arrangement og større ting. Da er det imidlertid kanskje noen punkter som kan fjernes eller må detaljeres ytterligere.

Helt i starten

1. Antall personer

Husk at jo flere som hjelper til, jo mindre blir det å gjøre på hver enkelt. Det første tipset er derfor å sørge for at det er et tilstrekkelig antall personer som deltar. 

2. Felles mål

Når flere personer skal jobbe sammen er det viktig at alle er enig i hva som er målet. Da er det enklere for alle å vite hva en skal gjøre og hvorfor en skal gjøre akkurat det.

3. En plan

Dette er nok det viktigste punktet. Dersom en bruker litt tid på å lage en god plan, sparer en raskt inn igjen denne tiden når arbeidsoppgavene skal utføres. Her er noen punkter som planen bør inneholde:

  • Oversikt over alle oppgavene som må utføres (marker gjerne de oppgavene som er kritisk for at arrangementet kan gjennomføres)
  • Lag gjerne en Plan B for de viktigste tingene som må på plass (partytelt eller ledig gymsal i tilfelle regn om det er utearrangement o.l)
  • En tidslinje som viser når hver oppgave har siste frist
  • Oversikt over hvem som er ansvarlig for at oppgaven utføres
  • Oversikt over hvem som skal utføre oppgaven (om det er flere enn den ansvarlige)
  • Eventuell annen informasjon som er nødvendig eller nyttig

Til venstre finner du link til en eksempelplan som også kan brukes som mal.

4. Et budsjett

Dersom arrangementet gir utgifter eller inntekter kan det være nyttig å sette opp hva en tror disse vil være. Et grovt budsjett vil f.eks inneholde:

  • Leie av lokale (én fast sum?)
  • Innkjøp av mat og drikke (pr. person x antall deltakere?)
  • Pynting? (en fast sum)
  • Andre kostnader?

Underveis i forberedelsene

5. Følg planen

Den arrangementsansvarlige bør hele tiden ligge litt i forkant av tidsfristene i planen, slik at det er mulig å hjelpe til om noen ligger an til å ikke nå tidsfristene. Det kan hende at innkjøpsansvarlig trenger hjelp for å få dette på plass, eller at det planlagte lokalet var opptatt den aktuelle dagen. Slike ting er kjekt å vite i forkant, slik at en enkelt kan endre planen.

Likeledes er det viktig å holde et øye med budsjettet og utgiftene, slik at det ikke brukes mer penger enn det som var planlagt.

6. Sørg for å oppdatere

Det kan være frustrerende å ikke vite om alt går på skinner, eller om det er ulike problemer rett bak horisonten. Et godt tips er å oppdatere alle med korte mailer e.l som forteller hva som er gjort, hva som mangler og hva som er neste steg på veien.

7. Vær fleksibel

De fleste (inkludert en selv) har hundre andre oppgaver enn akkurat dette arrangementet. At noen «faller av» underveis i frivillige oppgaver er derfor dessverre mer regelen enn unntaket. Den beste måten å håndtere dette på er å være fleksibel, og være nøye med punkt én på denne listen: Sørg for å være nok folk fra starten!

Under selve arrangementet

8. Hold oversikten

På mindre arrangementer trenger ikke dette være så vanskelig. Om det er flere oppgaver som skal utføres samtidig, kan det være lurt om ikke arrangementsansvarlig har hovedansvaret for så mange oppgaver at en ikke har mulighet til å skaffe oversikt over hele arrangementet. Det kan være at en må endre noe underveis (for lite pølser, et uhell blant deltakerne etc), og da er det viktig at én person har oversikt.

9. Vær forberedt på uforutsette hendelser

Det kan regne på utearrangementer og strømmen kan gå om en er inne. Det eneste som er sikkert er at det ALLTID er noe som ikke går helt etter planen. Om en er forberedt på at uforutsette ting kan skje, vil det være mindre farlig at småting skjærer seg.

10. Ha det kjekt og vær stolt over arrangementet

Selv om det kan være hektisk og stressende rett før og under arrangementet, skal en kunne unne seg å være stolt over det en har laget til. Om det er pølsefest eller basar, så ligger det både arbeid og engasjement bak for å få det til. Jo bedre planlagt arrangementet er, jo mer tid er det til å kose seg på selve arrangementet.

Lykke til!

Snakk med oss

Tlf 05555, man-søn 07-23

Ring meg

Finn kontor

Du finner oss over hele Vestlandet.

Finn ditt kontor

Skriv til oss

Fyll ut skjema med din henvendelse.

Skriv til oss